Elementos Básicos de Excel | Curso Excel Módulo 1

Entre los principales elementos básicos de Excel tenemos la cinta de opciones, las barras de desplazamiento, la barra de formulas, los limites y alcances de la hoja de calculo.

Cinta de Opciones – Elementos Básicos de Excel

Entre los principales Elementos Básicos de Excel está la cinta de opciones, que se compone de pestañas que contienen comandos agrupados en categorías con el fin de facilitar la ubicación de estos recursos.

Elementos Básicos de Excel - Cinta de Opciones

Si quieres ingresar a la cinta de opciones sin necesita de utilizar mouse, puedes hacerlo, pulsando la tecla ALT. De esta forma se visualizarán pequeños recuadros indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del mouse.

Pestaña Archivo

Es un menú donde podrás realizar las siguiente acciones:

Pestaña Archivo de Excel

1) Información: El usuario podrá encontrar información sobre cifrar el libro o las hojas del documento, Recuperar libros no guardados, Puede elegir que pueden ver los usuarios cuando el libro este en el Web.

2) Nuevo; abre un libro nuevo para trabajar.

3) Abrir: Es por donde se busca un documento previamente guardado en tus carpetas.

4) Guardar: Acción que guarda el archivo que ha sido asignado por el usuario previamente y aun tienen el predefinido por Microsoft Excel (Libro1) le pedirá un nombre para asignar al archivo.

5) Guardar Como: Acción que obliga asignar un nombre al archivo y asignar un tipo de formato.

6) Imprimir: Botón que ejecuta la acción de imprimir el documento de la hoja en al que esta ubicado.

7) Compartir: Acción para compartir el documento con otras personas para que lo puedan abrir y utilizar de manera simultanea.

8) Exportar: Exporta el documento a formato PDF o XPS.

9) Publicar: Funcionalidad que permite publicar tu documento en el Power Bi, que es la herramienta del futuro de Microsoft en Negocios inteligentes Corporativos. Use Power Bi, para crear, compartir y organizar informes visuales avanzados y panales de información que se actualizará automáticamente con las actualizaciones del libro.

10) Cerrar: Desde este botón tiene una de las opciones para cerrar el documento.

11) Cuenta: Muestra si tu Office esta activo, también muestra información del usuario dueño del programa Microsoft Excel.

12) Opciones: En esta pestaña se puede modificar las opciones de la hoja de cálculo, como por ejemplo cambiar la carpeta de autorecuperación, Cambiar el idioma, incluir complementos como Solver y herramientas estadísticas entre otras que veremos más adelante al detalle.

Pestaña Inicio

La pestaña de Inicio contiene: 1) Porta papeles. 2) Fuentes. 3) Alineación. 4) Formato Número. 5) Estilos de Celdas. 6) Formatos de Celdas. 7) Modificar.

pestaña de Inicio de Excel

Pestaña Insertar

La pestaña de Insertar contiene: 1) Tablas. 2) Ilustraciones. 3) Complementos. 4) Gráficos. 5) Mapas 3D. 6) MiniGráficos. 7) Filtros. 8) Hipervínculos. 8) Símbolos. 9)Texto.

pestaña de Insertar de Excel

Pestaña Diseño de Página

La pestaña de Diseño de Pagina contiene: 1) Temas. 2) Configuración de página. 3) Ajustar área de impresión. 4) Opciones de la Hoja. 5) Organizar.

pestaña de Diseño de Pagina Excel

Pestaña Formulas

La pestaña de Formulas contiene: 1) Biblioteca de Funciones. 2) Nombres definidos. Auditoría de Formulas. 3) Cálculo.

pestaña de Formulas Excel

Pestaña Datos

La pestaña de Datos contiene: 1) Obtener Datos Externos. 2) Obtener y Transformar. 3) Conexiones. 4) Ordenar y Filtrar. 5) Herramientas de Datos. 6) Previsión. 7) Esquemas.

Pestaña Datos de Excel

Pestaña Revisar

La pestaña de revisar contiene: 1) Revisión. 2) Datos. 3) Idioma. 4) Comentarios. 5) Cambios.

Pestaña revisar de Excel

Pestaña Vista

La pestaña de Vista contiene: 1) Vistas de Libro. 2) Mostrar. 3) Zoom. 4) Ventana.5) Macros.

Pestaña Vista de Excel

Pestaña Desarrollador

La pestaña Desarrollador contiene: 1) Código. 2) Complementos.  3) Controles. 4) XML.

Pestaña Desarrollador Excel

Como habilitar la pestaña de Desarrollador

Ingresamos a la pestaña Archivo, Opciones,  Personalizar cinta de Opciones, Pestañas Principales, seleccionamos Desarrollador y Aceptar. Como resultado se activará el botón desarrollador.

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Como abrir una Pestaña nueva en la Cinta de Opciones

Como abrir una Pestaña Personalizada en la Cinta de Opciones o como se inserta una Pestaña nueva en la cinta de opciones .para esto debemos:

Elementos Básicos de Excel - Como abrir una nueva pestaña en Excel

Ir al 1) menú Archivo > 2) opciones > 3) personalizar cinta de opciones > 4) seccione los Comandos que no están en la cinta de opciones 5) pulsar nueva pestaña 6) Buscamos Formulario 7) Damos agregar el elemento deseado 8) Aceptar.

 

Abrir Excel

Te mostraré 5 formas para abrir la hoja de cálculo de Microsoft Excel:

1) Buscamos el icono de Excel en el escritorio, damos clic derecho y abrir, también podemos dar doble clic izquierdo y también se abrirá.

Abrir Excel paso a paso

Una vez le damos, abrir se muestra una pantalla de inicio que trae varias opción en el menú de la derecha para abrir la hoja de trabajo. Damos clic en Libro en blanco, y se abrirá una hoja de cálculo en blanco para comenzar a trabajar.

Abrir documento nuevo de Excel

2) También podemos ir al botón de inicio de Windows que Normalmente está ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla, buscamos el icono de Excel y pulsamos doble clic.

Abrir excel paso a paso

3) También podemos presionar las teclas Ctrol+R , y se abre la ventana ejecutar  , luego dígitamos la palabra Excel y damos clic en Aceptar. (En lo personal, pienso que es la forma como Excel se abre más rápido).

Ventana Ejecutar

4) Otra forma de abrir el Excel, es buscando la lupa  que está ubicada al lado del botón inicio de Windows. Se Digita la palabra Excel y te aparece el icono de la aplicación Excel y presionamos doble clic.

Lupa Buscar en Windows

5) También podemos personalizarlo con teclas rápidas o de fácil recordación. Esto sólo lo tenemos que hacer una vez. Vamos al icono de Excel en el escritorio y le damos clic derecho, propiedades, buscamos acceso directo, dentro de esta ventana buscamos la casilla que dice: TECLA DE MÉTODO ABREVIADO, seleccionamos una combinación de teclas de fácil recordación, Y damos Aceptar. Luego de esto no necesitarás ir buscar el icono de Excel en ningún lado. Simplemente presiona la combinación seleccionada se abrirá automáticamente.

Paso 1

Propiedades icono excel escritorio

Paso 2

Tecla De Método Abreviado

Cerrar Excel

1) Dar clic en el botón de la cerrar representado con un (X) , que se encuentra ubicado en la parte superior derecha de la hoja de trabajo.

2) Seleccionar la tecla ALT+F4 y te cerrará la aplicación Excel.

3) Vamos al menú Archivo y le damos en la opción Cerrar.

 

Barras de Excel

Otro de los Elementos Básicos de Excel más importantes son las Barras de Excel (Barra de Titulo, de Formulas, de Etiquetas, de desplazamiento y de estado)

 

Barra de título

La barra de título muestra en la parte superior derecha los botones de acceso rápido. En la mitad muestra el nombre del archivo con el que se esta trabajando en el momento.  EL programa Excel por defecto cuando abrimos un nuevo archivo asigna el nombre por defecto  Libro1, hasta que lo guardemos y le asignemos el nombre de preferencia para el usuario. En el extremo de la derecha se ubican los botones para Minimizar minimizar, maximizar y Cerrar.

Elementos Básicos de Excel - Barra de titulo

1)Se visualizará los botones de acceso rápido en la cual se ubicará los botones que el usuario desee colocar como abrir un libro nuevo, guardar, enviar por correo electrónico, etc.

Barra de acceso rápido de Excel 2016

Barra de Formulas

Esta barra nos muestra el contenido de una CELDA, que será la celda donde se va a introducir la formula.

Barra de Formulas en Excel 2016

Barra de etiquetas

Es donde se ubica las diferentes hojas del libro de trabajo.

Barra de Etiquetas

Barra de desplazamiento

Permite que nos movamos de manera horizontal o vertical en la hoja de trabajo.

Barra de desplazamiento

Barra de Estado

Esta barra nos muestra herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, también dispone de tres botones para cambiar el tipo de vista (Normal, diseño de página y vista previa de salto de página) pero sobre esto ahondaremos más adelante.

Barra de Estado Excel

Que es Libro de trabajo

Es el documento que se crea cuando abrimos el un archivo excel. Microsoft por defecto cada vez que abrimos un documento nuevo automáticamente le asigna un nombre provisional (Libro1) y si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente. También es importante aclarar que los libros de trabajo de Excel 2016 ,tienen la extensión .xlsx para que el sistema operativo lo reconozca como hoja de calculo Microsoft excel 2016.

Hoja de Trabajo Excel 2016

Hoja de trabajo

Sin duda de los elementos básicos de Excel más utilizados, se encuentra la hoja de trabajo puesto que es allí donde consignamos nuestros datos numéricos y alfanuméricos.

Fila

Es el conjunto de celdas de selección horizontal que comienza desde la fila 1 hasta la 1.048.576.

Filas en Excel

Columnas

Es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Las columnas son nombradas con letras, comenzando desde la letra A, B, C,… y terminando en XFD.

Columnas en Excel

Celda

La Celda, es la intersección de una columna y una fila. Su nombre se compone del nombre de la columna a la que pertenece y el número de su fila.  Ejemplo:  Nombre de la celda (B5), debido que la celda está ubicada debajo de la columna B y pertenece a la fila 5.

Celdas en Excel

Celda Activa

Además, debemos aclarar que una celda activa es cunando el cursor está ubicado en una celda en la cual se va a trabajar.

Movimiento en la hoja de trabajo

Se hace necesario conocer los movimientos básicos en la hoja de trabajo, teniendo en cuenta que en la mayoría de los casos sólo tenemos visible una pequeña parte de la pantalla y normalmente nuestros datos ocupan un mayor número de celdas de las que se pueden visualizar en la pantalla. Por tal motivo, dejo a continuación los movimientos básicos para que puedas desplazarte cómodamente en la hoja de calculo.

Flecha Abajo >>>>>>>>>>>>>>>>> Baja una celda por la columna
Flecha Arriba >>>>>>>>>>>>>>>> Sube una celda por la columna
AvPag >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> Baja una pantalla
Flecha Derecha >>>>>>>>>>>>>>> Se desplaza a la derecha por la fila
Flecha Izquierda >>>>>>>>>>>>>> Se desplaza a la izquierda por la fila
RePag >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> Sube una pantalla
Fin+Flecha+Arriba >>>>>>>>>>>>> Primera celda de la columna activa
Fin+Flecha+Abajo >>>>>>>>>>>>> Última celda de la columna activa
Ctrl+Inicio >>>>>>>>>>>>>>>>>>> Se ubica en la celda A1
Fin+Flecha+Izquierda >>>>>>>>>> Primera celda de la fila activa
Fin+Flecha+Derecha >>>>>>>>>>> Última celda de la fila activa

 

Introducir datos a la hoja de cálculo

Se resalta que en las celdas de la hoja de calculo podemos incluir datos tipo textos, números o fórmulas. A continuación, describo el paso a paso para incluir datos.

  1. Ubicamos el cursor en la celda de su preferencia, para este ejemplo nos vamos a situar en la cela B5 y vamos a teclear un texto de ejemplo que puede ser “El tablero de Janca”. De manera inmediata, aparecerá en dos lugares: en la celda activa y en la barra de fórmulas.
  2. También, podemos incluir datos en una celda si nos ubicamos en la barra de formulas y digitamos el texto del ejemplo y demos Enter.

Introducir datos en la celda excel 2016

Tipos de datos en Excel 2016

Existen dos tipos de datos que reciben las celdas de Excel:

Valores Constantes

Son datos que se digitan manualmente en una celda. Entre lo que están los textosnúmeros, fechas, horas, signos. Los Valores Contrastantes más utilizados en Excel son:

Números: caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 (según el formato de la celda se pueden convertir en moneda, porcentajes, etc)

Signos: + – ( ) / % E e . €.

Fecha: 01/08/2018

Hora: 14:30:01

Texto:  El texto puede ser letras, números, símbolos entre otros.

Valore en Formulas

No es más que un conjunto de ordenes que manipularán los valores numéricos o texto y nos devuelven un resultado. (Las Formulas las veremos poco a poco en el desarrollo del Curso de Excel 2016)

Errores con los Datos

Los Errores en los datos sucede cuando introducimos erradamente una formula a la celda activa.

Error de datos en la celda

ventana de corregir errores según Excel básico 2016

Cuando sale una error en una celda le podemos darle en el símbolo “aviso de error” en la esquina superior izquierda de la celda. Y le podemos dar ayuda sobre este error y Microsoft mostrará posibles soluciones.

Errores más comunes

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡VALOR! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se interceptan.

Principales especificaciones y límites de Excel

Principales especificaciones y límites de Excel

Si quieres conocer el total de los limites y especificaciones de la hoja de calculo Excel, puede visitar a la página oficial >>> Microsoft Office

Guardar un archivo de Excel

1) Haga clic en Archivo > Guardar como.

Guardar como en Excel básico

Seleccione la carpeta donde se va a guardar el Excel. Por ejemplo, en el escritorio o en la carpeta Documentos. En el cuadro de diálogo Guardar como, vaya a la ubicación deseada.

Guardar como en excel venta 2

En la casilla nombre del archivo, se asigna el nombre de su preferencia. Luego va a Guardar como tipo, y selecciona el formato de archivo que necesita. y Aceptar. Normalmente se guardan en el formato de archivo actual (.xlsx) “Libro de Excel” el primero bajando. Pero en muchas ocasiones necesitamos guardar el archivo de Excel en otro formato o en una versión anterior de Excel, o en texto o en PDF o en formato macros.

2) Haga clic en Archivo > Guardar. Cuando ya tienes guardado un documento previamente  puedes darle sólo clic en Guardar y el archivo se guardará con el mismo nombre que tenia pero cambia la fecha de modificación o guardado.

3) La otra opción, es presionando la tecla F12, > sale una ventana emergente > seleccione la carpeta donde se va a guardar el excel. se asigna el nombre con el que se quiere guardar el documento y Aceptar.

Cuáles son las extensiones de Excel

Libro de Excel del 2007 al 2016 >>>>>>>>>>>>> .xlsx

Excel Habilitado para Macros >>>>>>>>>>>>>> .xlsm

Libro binario de Excel >>>>>>>>>>>>>>>>>>>> .xlsb

Plantilla Excel >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> .xltx

Libro de Excel 97 al 2003 >>>>>>>>>>>>>>>>> .xls

Nota:  Si quieres conoce ahondar mas sobre el tema de las extensiones te recomiendo la pagina oficial: Formatos de archivo que admite Excel

 

 

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