Formato de Celdas | Curso Excel Módulo 3

Formato de Celdas

Si queremos embellecer o resaltar nuestros datos en Excel, como por ejemplo pintar de rojo las datos negativos y de color verde los datos positivos, con la hoja de cálculo de Microsoft es muy sencillo gracias a los estilos, formato de celdas y formatos condicionales.

Fuente

Cinta de opciones >Inicio > grupo fuente:

  1. Se puede cambiar el Tipo de letra (Ej: Arial, Calibri, etc).
  2. También Se puede cambiar los estilos de escritura (Ej: Negrita, Cursiva, Subrayado).
  3. De igual forma, se puede cambiar el Tamaño de escritura (Ej: 10, 11, etc).
  4. Se puede cambiar el Tamaño el color de relleno de la celda y el color de la letra (Ej: rojo, verde, etc).
  5. Se puede insertar Bordes a la celda o grupo de celdas seleccionadas.

Fuente en Excel

También podemos trabajar desde la venta de “Formato de Celdas“, dando clic en la flecha que se encuentra en la parte inferior derecha del grupo Fuente.

Formato de Celdas

 

Alineación

Al igual que la fuentes podemos trabajar desde la venta de “Formato de Celdas“, las alineaciones de escritura en las celdas de la hoja de cálculo.

Cinta de opciones >Inicio > grupo Alineaciones:

  1. Contiene botones para: Alinear en la parte superior, Alinear en el medio, Alinear en la parte Inferior, Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a la derecha.
  2. Contiene botones para: Orientar el texto de manera vertical, anulo ascendentes o descendente, angulo de 45° o 90°, Aumentar o disminuir sangría de la celda.
  3. Ajusta texto especialmente largo en varias lineas para poder verlo todo, combina y centra el contenido de las celdas seleccionadas en una celda de mayor tamaño.

Alineación en Excel

De igual forma podemos trabajar desde la venta de “Formato de Celdas“, dando clic en la flecha que se encuentra en la parte inferior derecha del grupo alienación.

Formato de Celdas - Alineacion

Para modificar la alineación de nuestra hoja de cálculo debemos:

  1. Seleccionar la celda o rango de celdas que queremos modificar.
  2. Elegimos la opción deseada (centrar o a la izquierda, derecha, etc) y hacemos clic sobre el botón Aceptar. y listo.

 

Bordes

En la Hoja de cálculo Excel podemos crear o modificar los bordes de las celdas.

Cinta de opciones >Inicio > grupo fuente:

Bordes Excel 2016

También podemos trabajar desde la venta de “Formato de Celdas“, dando clic en la flecha que se encuentra en la parte inferior derecha del grupo Fuente.

Formato de Celdas - Bordes

Para crear o modificar los bordes de nuestra hoja de cálculo debemos:

  1. Seleccionar la celda o rango de celdas que queremos modificar.
  2. Elegimos la opción deseada del recuadro y hacemos clic sobre el botón Aceptar. y listo.

Relleno de Celdas o Pintar celdas

En la Hoja de cálculo Excel podemos crear o modificar los Rellenos de las celdas.

Cinta de opciones >Inicio > grupo fuente:

relleno en Excel

También podemos trabajar desde la venta de “Formato de Celdas“, dando clic en la flecha que se encuentra en la parte inferior derecha del grupo Fuente.

Para crear o modificar los Rellenos de nuestra hoja de cálculo debemos:

  1. Seleccionar la celda o rango de celdas que queremos modificar.
  2. Elegimos el color o textura deseada y hacemos clic sobre el botón Aceptar. y listo.

 

Número

En la Hoja de cálculo Excel podemos crear o modificar el formato de los número.

Cinta de opciones >Inicio > grupo Número:

formatos numero en Excel

También podemos trabajar desde la venta de “Formato de Celdas“, dando clic en la flecha que se encuentra en la parte inferior derecha del grupo Fuente.

Para crear o modificar el formato de los números de nuestra hoja de cálculo debemos:

  1. Seleccionar la celda o rango de celdas que queremos modificar.
  2. Elegimos el tipo de formato de número que deseamos y hacemos clic sobre el botón Aceptar. y listo.

Formatos de número en Excel

  • General: Muestra la celda exactamente con el valor introducido.
  • Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales.
  • Moneda: Es parecido a la categoría Número, pero con el signos de dinero . Se puede elegir euros, dolares o la moneda de tu país
  • Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna.
  • Fecha: Convierte los números a valores de fechas. Existen diferentes formatos de fecha.
  • Hora: Convierte los números a valores de horas. Existen diferentes formatos de hora.
  • Porcentaje: Cambia el número a porcentaje.
  • Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
  • Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante.
  • Texto: Si selecciona esta opción los textos y números serán tratadas como texto incluso.
  • Especial: Contiene algunos formatos especiales, como por ejemplo códigos postales, el número de teléfono, etc.
  • Personalizada: Aquí puedes crear formato especiales.

 

Cómo hacer formatos Personalizados de números

Esto es muy útil cuando necesitamos crear un formato de número que no tiene Excel de manera predefinida. Para crear un nuevo formato debemos ir a:

Cinta de opciones >Inicio > grupo Número > Categoría > Personalizada:

Formato personalizado de celdas

Lo primero, que debemos conocer son las reglas de los códigos para crear un formato, el formato se compone de cuatro partes separadas por ; (punto y coma).

Ejemplo

como se hace un formato personalizado de celdas

Ahora veremos un ejemplo para que lo puedas hacer en tu Excel:

 

ejemplo de como se hace un formato personalizado de números en la hoja de cálculo

Explicación ejemplo 1: En la 1ra parte se muestran los números positivos en color azul con 2 decimales, en la 2da parte muestran los números negativos en color rojo con 2 decimales, en la 3ra parte cuando el valor sea cero la celda cambiará por la palabra “cero” y la 4ta parte cambia los datos de cadena de texto por la palabra “texto”. Ten en cuenta que todos estos son ejemplo y que tú puedes cambiarlos a tu manera.

Explicación ejemplo 2: En la 1ra parte se muestran los números positivos en color negro (normal) con 2 decimales, en la 2da parte muestran los números negativos en color rojo con 2 decimales, en la 3ra parte cuando el valor sea cero la celda cambiará por el signo de resta “-” y la 4ta parte se ingresa la palabra “Prueba” y no la convierte, ya que en el formato lo definimos como “general” que significa que devuelva el texto como lo dígitamos.

 

Caracteres para formatos personalizados de números

0 : Reserva un dígito para un número, si no se tiene en cuanta el tamaño definido por el formato se coloca ceros.

# : Reserva un dígito para un número, pero si no se completa el tamaño definido por el formato se deja en blanco.

? : Reserva un dígito. Añade espacios en ceros sin importancia.

. : Punto decimal.

% : Símbolo porcentual.

, : Separador de millares.

E- E+ e- e+ : Notación científica.

$ – + / ( ) : : Muestra estos signos.

\ : Muestra el siguiente carácter en el formato.

* : Repite el siguiente carácter hasta completar el ancho de la celda.

_ : Deja un espacio

” ” : Muestra el texto escrito entre la comillas dobles.

@ : Espacio reservado para texto.

[color] : Color especificado. (Negro, Azul, Rojo etc)

[color n] : Color de la paleta de colores, (n= 0 – 56)

[valor condicion] : escoger tu propio criterio para cada sección de un formato numérico.

m o mm: muestra el mes como número sin ceros (1-12) o ceros (01-12).

mmm o mmmm: Mes como abreviación (Abr, Dic) o completo (Abril, Diciembre).

mmmmm : Iniciales de los meses (E, F).

d o dd: Día como número sin ceros (1-31) o con ceros (01-31).

ddd o dddd: Día como abreviación (Dom, Jue) o completo (Domingo, Lunes).

yy o yyyy : Año en dos dígitos (00-99) o cuatro (1900-9999).

h o hh : Hora como números sin ceros (0-23) o como números con ceros (00-23).

m o mm : Minutos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59).

s o ss : Segundos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59).

AM/PM : Hora en formato de 12 horas. Si no se indica esta opción, se muestra la hora en formato 24 horas.

 

Como copiar un formato rápidamente

Opción 1 para copiar un formato de celdas.

copiar formato rápidamente opción 1

  1. Seleccionamos la celda o grupo de celdas con el formato que queremos copiar.
  2. Posteriormente, vamos a la pestaña Inicio, seleccionar la herramienta Copiar formato del grupo portapapeles.
  3. Seleccionamos la celda o grupo de celdas a las que queremos aplicar el formato. Damos clic izquierdo y listo, se aplica el formato.

Opción 2 para copiar rápidamente un formato de celda.

copiar formato rápidamente opción 2

  1. Seleccionamos la celda o grupo de celdas con el formato que queremos copiar.
  2. Presionamos la teclas “Ctrol + C“.
  3. Seleccionamos la celda o grupo de celdas a las que queremos aplicar el formato. Damos clic derecho, seleccionamos en la opciones de pegado la que dice Formato y listo, se aplica el formato.

 

Estilos de Celdas

El grupo de trabajo de Estilos de Celdas predefinidos lo trae la hoja de Excel con el fin de no perder tiempo en colorear las celdas y aplicar estilos.

Para aplicar estos estilos debemos, seleccionar la celda o rango de celdas que queremos modificar y vamos a la Cinta de opciones >pestaña Inicio > grupo Estilos de Celda y seleccionamos el que mas nos guste y Aceptar.

Estilos de Celda en la hoja de cálculo excel

Tenemos de todos los estilos predefinidos en esta sección, entre los que están: Normal, Bueno, Incorrecto, Neutral. Para los títulos y encabezados, para formatos de números, etc. Aquí lo que queda es probar cada uno de estos estilos para que encuentras el que mas te guste.

 

Estilos de Tablas

El grupo de trabajo de Estilos de Tablas predefinidos lo trae la hoja de Excel con el fin de no perder tiempo en colorear las tablas y aplicar estilos.

Para aplicar estos estilos debemos 1) seleccionar el rango de celdas que queremos modificar. 2) vamos a la Cinta de opciones >pestaña Inicio > grupo Estilos de Tablas y seleccionamos el que mas nos guste y  damos Aceptar. 3) aparece una venta que te pregunta que si quieres convertir el rango seleccionado en una tabla, le das aceptar. 4) finalmente aparece la tabla con el estilo seleccionado.

paso a paso aplicar Estilos de tablas excel 2016

Este tema lo profundizaremos cuando veamos posteriormente el tema dedicado a las tablas.

 

Formato Condicional Excel

Pestaña Inicio > Grupo Estilos > Formato Condicional > Nueva Regla.

formato condicional excel 2016 - Nueva Regla

El formato condicional en Excel se utiliza para aplicar un estilo a una celda o grupo de celdas que cumplen una determinada condición. En el curso de excel online, vamos a centrarnos en las dos  opciones más utilizadas de la casilla Nueva Regla.

Aplicar formato condicional a todas las celdas según sus valores

Pestaña Inicio > Grupo Estilos > Formato Condicional > Nueva Regla

  1. Se selecciona el rango de celdas para aplicar el formato condicional.
  2. Se selecciona la opción Aplicar formato a todas las celdas según sus valores y procedemos a seleccionar el color del valor más bajo y el color del valor mas alto.
  3. Damos Clic en Aceptar y listo se aplica las escala de colores del mas bajo al mas alto.

formato condicional - aplicar a todas las celdas seún valores

 

Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan

Pestaña Inicio > Grupo Estilos > Formato Condicional > Nueva Regla

  1. Se seleccionan el rango de celdas para aplicar el formato condicional.
  2. Se selecciona la opción Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan.
  3. Luego vamos a editar la descripción de la regla, para este ejemplo seleccionamos “Mayores o iguales a 80%”
  4. Cliqueamos en formato.
  5. Seleccionamos el color verde como relleno para el ejemplo de la imagen. Damos doble Aceptar.
  6. Y listo se resaltan de color verde los cumplimientos mayores o iguales a 80%.

formato condicional - Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan

 

Aplicar un formato condicional a una celda en el menú de acceso rápido

  1. Seleccionamos la celda o grupo de celdas a la que vamos a aplicar un formato condicional.
  2. Accedemos al menú Formato condicional ubicado en la pestaña Inicio > Grupo Estilos > Formato Condicional. Aparecerán opciones rápidas como por ejemplo resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro, Reglas superiores o inferiores, formato condicional por barra de datos, formato condicional por escala de colores, Formatos condicional por conjuntos de iconos, formato condicional tres valores mas altos o los 5 o las 10 mas altos.

formato condicional excel 2016

En este Curso básico de Excel 2016, nos centraremos en la opción Nueva regla que nos permite crear una o varios formatos condicionales personalizadas.

 

Los temas en Excel 2016

Es un grupo de estilos y formatos predefinidos por Microsoft para Excel 2016, que contiene diferentes los colores,  fuentes y efectos para el documento al completo.

Para poder seleccionar el tema que mas nos gusta simplemente debemos ir a:

Cinta de opciones > pestaña Diseño de página > seleccionamos del grupo de temas el botón Temas y seleccionamos el que mas nos guste. y listo.

los Temas en Excel

Bueno por ultimo, se resalta que estos temas también se pueden modificar como el que viene por defecto en Excel.

 

 

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