Funciones en Excel y Fórmulas | Curso Excel Módulo 7

Las funciones en Excel son formulas predefinidas que trae la aplicación, pero para poder entender un poco mejor el concepto de funciones y formulas, miremos los siguientes temas.

Cuál es la diferencia entre fórmula y función en Excel?

Para poder responder esta pregunta primero miremos por separado cada elemento ¿que es una formula en Excel? y ¿que es una función en excel?

Fórmulas en Excel

Una fórmula es una serie de órdenes que se le dan a los valores constantes, con referencias a otras celdas, nombres, operadores u funciones. (Ejemplo de operaciones =, *, +, -, Suma, Promedio, Desviación, etc.)

Funciones en Excel

Una función es un conjunto de instrucciones predefinidas por Microsoft para realizar cálculos o dicho de otra forma, las funciones son pequeñas macros que viene incorporadas en la herramienta para realizar operaciones y devolver un resultado. Ejemplo de esto, son las funciones SUMAR, SI, BUSCARV, etc.

Para que puedas dimensionar lo fantástico del Excel, podemos crear a través de macros o procesos automáticos, nuestras propias funciones para que nos simplifique, aún más nuestro trabajo. También podemos anidar o unir varias funciones. (ver módulo de macros)

En resumen, la diferencia entre una fórmula y una función de Excel, es que la fórmula detalla un conjunto de procedimientos, mientras que la función agrupa todas esas operaciones en un sólo esquema con el fin de simplificar la escritura de las fórmulas.

Operadores de cálculo y prioridad en Excel

Los operadores definen el tipo de cálculo que se va a ejecutar en una fórmula, como por ejemplo suma, resta, etc. Son los operadores los que nos permiten utilizar Excel como si fuera una calculadora, por ejemplo, podemos escribir fórmulas como =A1+B1-C1-D1 para mezclar operaciones de suma y resta.

Operadores aritméticos

Sirven para realizar operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación.

Suma, su operador es el símbolo “+” y un ejemplo sería “2+2”

Resta, su operador es el símbolo “” y un ejemplo sería “5-2”

Multiplicación, su operador es el símbolo “*” y un ejemplo sería “2*2”

División, su operador es el símbolo “/” y un ejemplo sería “10/2”

Porcentaje, su operador es el símbolo “%” y un ejemplo sería “50%”

Exponencial, su operador es el símbolo “^” y un ejemplo sería “2^2”

Operadores de comparación

Estos operadores comparar dos valores o más valores y su resultado es un valor lógico entre VERDADERO o FALSO.

Nombre Operador Ejemplo

Igual a, su operador es el símbolo “=” y un ejemplo sería “C1=D1”

Mayor que, su operador es el símbolo “>” y un ejemplo sería “C1>D1”

Menor que, su operador es el símbolo “<” y un ejemplo sería “C1<D1”

Mayor o igual que, su operador es el símbolo “>=” y un ejemplo sería “C1>=D1”

Menor o igual que, su operador es el símbolo “<=” y un ejemplo sería “C1<=D1”

Diferente, su operador es el símbolo “<>” y un ejemplo sería “C1<>D1”

 

Operador de concatenación de texto

Este operador se utiliza para unir una o varias cadenas de texto y está representado por un ampersand “&”. Ejemplo =”Sol”&”playa”&y&”Mar”.

 

Operadores de referencia

Se utilizan para operaciones con rangos de celdas.

Operador de rango, su operador es el símbolo “:” y un ejemplo sería “B5:B15”

Operador de unión, su operador es el símbolo “;” y un ejemplo sería “SUMA(B5:B15;D5:D15)”

Operador de intersección, su operador es el símbolo “espacio” y un ejemplo sería “=B7:D7 C6:C8”

Como se clasifican las funciones en Excel?

Las Funciones en el Excel se clasifican por su funcionalidad o categorías de dependiendo de la tarea que realiza o los tipo de datos que maneja. A continuación se relacionan los diferentes tipos de funciones de excel:

1.Financiera
2.Fecha y Hora
3.Matemáticas y trigonométricas
5.Estadísticas
6.Búsqueda y referencia
7.Bases de Datos
8.Texto
9.Lógica
10.Información
11.Ingeniería
12.Cubo
13.Compatibilidad
14.Web

cuadro de Insertar funciones

 

Reglas de una función en Excel

  1. La sintaxis general de todas las funciones en Excel es: nombre_función(criterio1;criterio2;;;;;;;criterioN)
  2. Si la función va al comienzo de una fórmula debe ir precedida por el signo =.
  3. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
  4. Los criterios de una función siempre van entre paréntesis.
  5. A una función puedes ingresar valores constantes, fórmulas o anidar funciones.
  6. Los criterios deben separarse por un punto y coma ; ó por , según tengan configurado tu Excel.
  7. Las funciones también se anidar dentro de una misma fórmula. Ejemplo: ”=SI(SUMA(A1:A5)=10;”VERDADERO”;”FALSO”)

Para que sirve una función en Excel

Sencillamente sirve para automatizar y resumir procedimientos para obtener un resultado. Ejemplo de esto es una operación que sume el rango de celdas y no una por una para llegar a un resultado.

Para que sirven las funciones en excel

 

Funciones básicas de Excel

A continuación El tablero de janca presentan las funciones más básicas de la hoja de cálculo Excel.

Función Suma en Excel

En la función Suma lo que calculamos es la suma de todos los números de un rango de datos. A continuación presentamos algunas maneras para sumar números en Excel:

Ejemplo 1: supongamos que queremos sumar la serie de datos que están en diferentes celdas (Ej: B2+B3+B4+B5). En este caso podemos aplicar la función suma mediante la siguiente fórmula:

Nos ubicamos en la celda B6 y escribimos =SUMA(B2:B5) y, después, presione ENTRAR. Cuando haya terminado, verá que el resultado de este ejemplo es 33.

suma en excel basico

 

Ejemplo 2: supongamos que queremos sumar la serie de datos (Ej: B2+B3+B4+B5 y E2 y una constante por ejemplo 5). En este caso podemos aplicar la función suma mediante la siguiente fórmula:

Nos ubicamos en la celda B6 y escribimos =SUMA(B2:B5) y, después, presione ENTRAR. Cuando haya terminado, verá que el resultado de este ejemplo es 33.

suma en excel 2016

La fórmula anterior se compone de lo siguiente:

  • Una referencia sencilla de celda, que es la “dirección”o el “nombre” de una celda. E2 es la referencia sencilla de celda en la fórmula anterior.
  • Un intervalo de celdas, que es una serie de celdas que comienza en una celda y termina en otra. B2:B5 es el intervalo de celdas en la fórmula.
  • Una constante. La constante de esta fórmula es el número 10.
    No obstante, se aclara que aunque es  posible colocar valores constantes en una fórmula, no es recomendable a menos que sea absolutamente necesario. Los valores constante son fáciles de olvidar. En cambio, se recomienda hacer referencia a otra celda que contenga ese valor y de esta forma, se ve fácilmente y no se oculta dentro de una fórmula.

Función Resta en Excel

La función de Resta como tal no existe en Excel pero para restar también se puede utilizar la función SUMA siempre y cuando los valores del rango a sumar sean negativos y la función realiza el cálculo de resta automáticamente. Ejemplo si aplicamos la fórmula =SUMA(A2:A5), el resultado será 13 y no 33, ya que en la mitad del rango existe un valor negativo y la función automáticamente resta el valor con signo menos.(ver imagen)

Función Resta en Excel

También podemos ingresar los valores constantes a la función suma, por ejemplo si queremos conocer cuanto es 5 menos 10 debemos ingresar la siguiente función =SUMA(10, -5) y el resultado será 5.

 

Función multiplicación o producto en Excel

La función Producto lo que hace es multiplicar todos los números especificados como argumentos. Ejemplo =PRODUCTO(A2:A3) resultado 100.

funcion multiplicacion o producto

 

Función Dividir en Excel

Al igual que la resta no existe una función que tenga este nombre, pero para realizar esta tarea, se utiliza el operador aritmético / (barra diagonal). Ejemplo, si deseamos dividir 20 sobre 2 escribimos  =20/2 en una celda y la celda mostrará como resultado 10.

Función Porcentaje en Excel

Los porcentajes en Excel se calculan utilizando la ecuación Cantidad sobre el Total (EJ: 50/100) y aplicando el formato porcentaje %, podemos ver que tan grande o pequeña es una cantidad respecto de otra y son muy utilizados para calcular variaciones, aumentos, descuentos, tasas de interés, etc.

Cómo calcular porcentajes en Excel

Primero recordemos que el porcentaje es una forma de mostrar los números como una fracción de 100.  Y para realizar cálculos solo tenemos utilizar operaciones aritméticas (suma, resta y multiplicación). También recordemos que en Excel siempre utiliza la representación decimal de un porcentaje, es decir valores numéricos entre 0 y 1.  Por ejemplo, el número 0 representa 0% (0/100), el 1 el 100% (100/100), el 0.5 el 50% (50/100) y así sucesivamente para el resto de porcentajes.

El primer método para calcular porcentajes es el más sencillo, ya que debemos escribir sobre la celda el número por ejemplo 25 con el  símbolo de porcentaje % y el resultado será 25%. Y Excel aplicará automáticamente el formato porcentaje.

El segundo método sería Multiplicar por el porcentaje que deseamos. Por ejemplo imaginemos que necesitamos saber cual es el 50% de 1000, para tal fin podemos hacer cualquiera de las siguientes opciones:

Multiplicar por el porcentaje que deseamos

Como sumar porcentajes en Excel

Es muy común aumentar un valor en un determinado porcentaje. Por ejemplo, si soy un vendedor y el jefe dice que el valor del producto XY es de $1000 pesos más el 25%, en ese caso necesito saber el precio de venta que tengo que ofertar. Para saber este resultado debo:

Otra forma para sumar porcentajes

En ocasiones tenemos un único porcentaje que se va aplicar a varios valores, entonces en ese caso se puede utilizar un método alterno que consiste en multiplicar el valor original por el valor decimal del porcentaje más uno. (Ejemplo: =30/100 es igual a 0.3 y a este valor se suma 1, entonces queda 1,3).

Para mayor facilidad veámoslo con un ejemplo, imaginemos que necesitamos sumar 35% a un valor, entonces la formula sería =100*1,35 y su resultado sería  135.

Otra forma para sumar porcentajes

 

Como restar porcentajes en Excel

Es muy común preguntarnos ¿cual es la formula para sacar porcentajes en Excel?, la respuesta es muy sencilla es aplicar una fórmula muy similar a la que utilizamos en la suma de porcentajes debido que solo cambiaremos la operación aritmética. Veámoslo un ejemplo, imagina que eres un vendedor y tu jefe dice que el cliente que pague en efectivo el producto XY obtendrá un 10% de descuento y el valor del producto neto es de $1000. Entonces para conocer este resultado debo:

Como restar porcentajes en Excel

La imagen anterior muestra como el cálculo que se encuentra entre paréntesis es el porcentaje que será restado del valor original.

Otra forma para restar porcentajes

Consiste en restarle al 100% el porcentaje a disminuir del valor original. Por ejemplo, para restar el 30%, debemos restar a =(100-30)/100 y obtendremos 0.70 que es el equivalente al 70%. Miremos el siguiente ejemplo:

Otra forma para restar porcentajes

Función MAX y MIN en Excel

La función máximo y mínimo son funciones que valoren de una fila, columna o rango de celdas cual valor es el mayor o menor, dependiendo la formula utilizada.

Función Maximo y Minimo en excel

La función MAX

La función Máximo en Excel devuelve el valor máximo de una fila, columna o rango de celdas. En otras palabras evalúa entre varios valores cual es el mayor. Ejemplo =MAX(50;10;80;7;45) el resultado será 80.

La función MIN

La función mínimo en Excel devuelve el valor mínimo de una fila, columna o rango de celdas. En otras palabras evalúa entre varios valores cual es el menor. Ejemplo =MIN(50;10;80;7;45) el resultado será 7.

 

Función Promedio en Excel

La función promedio devuelve la media aritmética de una serie de valores con la expresión la =PROMEDIO(rango)

Promedio en Excel

 

 

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